Introducción a la analítica de negocios en las empresas

Introducción a la Analítica de Negocios en las Empresas.

Una historia que puede ser la tuya …

Jorge es Millennials y sucesor del fundador, Don Julio, de la empresa AVANCEMOS.

Su padre la creó hace 45 años, y ahora está pasando una crisis financiera profunda.

Don Julio, baby boomer, ya lleva varios meses tratando de dilucidar cómo llegó hasta este punto su negocio. A pesar de haber sido exitoso, su empresa fue creciendo de forma desordenada en su estructura, además, en su parte administrativa. Esta última, nunca ha sido eficaz registrando los movimientos internos, sino más bien, improvisada.

Don Julio, agotado de sus intentos por entender el porque de la situación de su negocio, le encomendó a su hijo, Jorge, averiguar de qué forma podría comprender de manera rápida y segura, la problemática de su empresa. Esto podría ayudarlo a tomar decisiones trascendentes y salvarla.

Esta es la explicación que Jorge le hace a su padre sobre cómo poder comprender lo que estaba ocurriendo:

• Jorge: papá, en los últimos 15 años, el avance de la tecnología que ayuda a las organizaciones a ser más eficiente y sobrevivir en el mercado, ha sido maravilloso.
• Don Julio: ¿qué tan maravilloso?, suena muy lindo …, pero parece exagerado.
• Jorge: papá escucha esto. El volumen de datos que genera la humanidad cada 2 días es el equivalente al que se generó desde sus albores hasta el año 2003. Si esos datos en los últimos años no se hubieran analizado y utilizado de forma de poder entender le evolución de las empresas y negocios, posiblemente algunas de ellas que hoy son referentes internacionales hubieran quebrado.

Ahora papá, si pudiéramos juntar y analizar todos los datos que tenemos desde que creaste la empresa hasta hoy, nos sería más sencillo entender lo que nos trajo hasta este punto en que hoy nos encontramos.

Papá los datos hablan …, escuchémoslos.

• Don Julio: ¿Cómo se llama a ese análisis que se hacen de los datos?
• Jorge: analítica de negocios.
• Don Julio: y ¿qué deberíamos hacer primero?
• Jorge: lo primero es recopilar los datos de los años anteriores de nuestra empresa, aunque estos estén desordenados por nuestra falta de prolijidad administrativa. Luego, deberíamos tratar de ordenarlos y analizarlos, pero no podríamos hacerlo nosotros, ya que nos demandaría, posiblemente años.
• Don Julio: ¿y quién o qué lo va a ordenar?
• Jorge: existe una tecnología que se llama BIG DATA, que se aplica para tratar grandes volúmenes de datos, teniendo en cuenta 4 características de los mismos:
• Volumen: ¿sabes que en el año 2020 se estimó que el volumen de datos había superado los 43 billones de GB, generados por la tecnología celular y la gestión de datos abiertos?. En nuestro caso, sería todos los datos que nuestra empresa generó desde que comenzó hasta hoy, que por lo que tengo entendido, tiene un volumen que justifica aplicar BIG DATA, 43 Terabytes, ya que, el rango de aplicación consensuados por expertos oscila entre 30-50 Terabytes a varios Petabytes.
• Variedad: papá, aunque no te gustan muchos las redes sociales y demás, son importantes para generar más negocios, además, quiero que sepas que los grandes volúmenes de datos son originados por YOUTUBE, X, equipos portátiles, Meta y Google, lo que te demuestra que la tecnología aporta al desarrollo.

En nuestra empresa la variedad se origina por la cantidad de ventas, los insumos de las 3 plantas que componen la empresa y las exportaciones e importaciones que se viene manejando.

En resumen, la variedad la aportan todos los lugares, sectores o procesos donde se generan los datos.

• Velocidad: necesitamos hacer el análisis de los datos lo antes posible, para dar un buen tiempo de respuesta a los clientes, proveedores y a nuestra toma de decisiones estratégicas. Para esto debemos confiar en la tecnología, que hoy nos supera, por ejemplo, en velocidad de cálculo, en estimaciones y en procesamiento de información. Esto haría que la tecnología estructurara los datos que, de acuerdo con cada caso, en el nuestro, podría ser en algunas horas o días.
• Veracidad: papá, necesitamos saber también que datos, de todos los que se generaron en la empresa, realmente nos sirven para poder comprender de verdad, qué nos trajo hasta este punto de crisis. Podemos tener datos que hayan sido generados de forma irresponsable, por lo tanto, debemos filtrar los más útiles para nuestro análisis del negocio.
• Don Julio: suena muy bien …, pero ¿las empresas usan BIG DATA?
• Jorge: papá, las empresas serias se están volcando a invertir mucho en esta tecnología. Te doy un ejemplo, en el 2022 el mundo invirtió 248 mil millones de dólares, para analizar sus datos y mantener saludables a miles de empresas en el mundo.

Queda claro, al seguir la conversación entre Jorge y su papá, que pretende de su padre la comprensión que BIG DATA es una herramienta que ayuda a que la toma de decisiones sea más efectiva.

• Don Julio: ya voy comprendiendo la importancia de recopilar los datos más consistentes y reales que tengamos, pero ,…, ¿cómo se lleva a cabo la analítica de negocios?…
• Jorge: papá, al proceso completo lo componen 5 etapas bien definidas:

1. Minería de datos (DATA MINING): en esta fase se obtienen todos los datos posibles de nuestra empresa, del mercado, de nuestros competidores, etc. que de seguro estarán desordenados.

La segunda fase es …

2. Depuración de datos: en esta fase se seleccionan aquellos datos que realmente son consistentes, importantes y confiables, para poder hacer un análisis eficaz de todos ellos.

Una vez que tenemos los datos útiles, sigue la siguiente fase …

3. Analítica descriptiva: esta fase se centra en el análisis de los datos del pasado, usando estadísticas y comparaciones entre ellos, para determinar, por ejemplo, por qué disminuyeron las ventas en un período determinado, por qué existió mayor desgaste de piezas en un producto, posibles inversiones no efectivas que hayamos hecho, etc. Esto nos ayuda a entender en que nos equivocamos en el pasado, para no repetir errores.
   Papá, después de hacer nuestra mea culpa, viene la próxima fase …
4. Analítica predictiva: en esta fase, el análisis se vuelve más complejo ya que se realiza con diferentes variables buscando encontrar respuestas a los problemas del pasado.

Para poder hacer esto se utilizan 2 herramientas principales:

• Papá, la primera se llama Machine Learning y permite encontrar patrones de comparación, en consecuencia, ayuda a saber, por ejemplo, qué clientes pagarán o no un préstamo y eso es extremadamente importante para nuestra empresa.
• Papá, la segunda herramienta son las redes neuronales artificiales que imitan el funcionamiento de las neuronas de nuestro cerebro, tanto, en su dinámica individual como en grupo o redes. Así como las neuronas nos permiten aprender, estas redes artificiales, también lo hacen por medio de un aprendizaje que se llama profundo y de forma muy precisa.

Nosotros tenemos una ventaja muy grande, ya que al aplicar BIG DATA en nuestra empresa o procesar grandes volúmenes de datos, permiten que las redes se vuelvan más precisas en sus análisis, por lo tanto, la información que nos devolverán será más consistente y útil para nuestra toma de decisiones.

Este nivel de análisis de profundidad permite, por ejemplo, optimizar nuestras operaciones como empresa, aumentar los ingresos y disminuir los riesgos que pudiéramos tener en el futuro, haciéndonos más sólidos en nuestras estrategias de negocios.

5. Analítica prescriptiva: papá, esta etapa provee los posibles escenarios futuros que pudiéramos tener, para tomar decisiones más efectivas, por lo tanto, estaríamos en condiciones, por ejemplo, de saber si una inversión nos conviene o no, como también, si un departamento de nuestra empresa debería desarrollarse para que nuestra estructura fuese más sólida y soportar un crecimiento fuerte, como estamos queriendo en el futuro cercano. También podría ayudarnos a entender de forma más efectiva, como asignar un presupuesto determinado al departamento de marketing.

• Don Julio: hijo, a pesar de ser el fundador de la empresa y creer que mis conocimientos eran los más acertados para guiarla, me di cuenta de cómo la analítica de negocios y las tecnologías que utiliza nos pueden potenciar siendo cada vez más eficiente y eficaces.

Me convenciste conceptualmente. Ahora me gustaría una explicación más especializada, …, ¿te parece?

• Jorge: como quieras papá, nos juntamos nuevamente y te lo explico más técnicamente.